1. 시간관리 끝판왕-구글캘린더, 윈도우 알람

구글에서는 회의할 때 타임타이머를 세팅해서 시간 제한을 두고 미팅을 합니다. 빌 게이츠는 분 단위로 시간 계획을 세우며 업무에 집중을 한다고 하죠. 타이머의 줄어드는 시간을 보면 시간이 생각보다 빠르게 흘러갑니다. 어영부영하다가는 주어진 일을 끝낼 수 없겠다는 생각이 들죠. 마치 현금으로 소비하면 아껴쓰게 되지만 어디로 흘러가는지 알 수 없는 카드를 쓸 때에는 여유를 부리는 것처럼, 시간도 마찬가지인 것 같습니다. 시간이 어떻게 흐르고 있는지 지켜보지 않으면 여유가 생기고 최대의 집중력을 발휘하는 것이 쉽지 않습니다. 그래서 오늘은 업무 효율성을 위한 무료 치트키, 시간관리 프로그램을 소개합니다.

 

 

 

 

1. 구글 캘린더

이미 플래너를 사용해서 하루 일과를 정리하는 습관을 가지신 분은 많을 겁니다. 저 역시 다이어리를 밤낮으로 정리하고 들여다보며 하루의 밀도를 높이기 위해 노력합니다. 업무 능력 향상에 플래너의 도움을 많이 받는 분들은 더더욱 구글 캘린더 사용을 추천합니다.

 

 

 

 

실제 제가 매일 아침 출근하자마자 작성하는 구글 캘린더의 모습입니다. 벌써 퇴근시간이야? 하면서 시간 참 빠르다는 생각을 자주 했습니다. 처음에는 내 시간은 어디로 새는가 그 틈을 막고자 구글 캘린더를 써보았는데, 지금은 이 캘린더 없이 시간을 잘 쓸 자신이 없을 정도로 필수가 되었습니다.

제가 느끼는 구글 캘린더의 장점이자 추천하는 이유입니다.

 

1) 업무 목록 위로 시간의 경과를 보여주는 빨간 막대가 이동합니다.

열시부터 열한시까지 일정을 등록해 놓았다면, 이 위로 빨간 막대가 서서히 내려오면서 시간의 경과를 보여줍니다. 별 거 아닌 기능 같지만 여러분에게 소정의 촉박함과 집중력을 선물해줍니다.

 

2) 자리를 비울 때에도 일정을 놓치지 않습니다.

 

 

핸드폰에 구글 로그인이 되어있다면 핸드폰에 일정 시작 전 알림 팝업을 띄웁니다. 알람 시간은 5, 10분, 일정 시작 시간 등 자유롭게 설정할 수 있으며 해제 버튼을 누르지 않으면 다시 알려줍니다. 자리를 자주 비우시는 분들은 중요한 일정을 캘린더에 등록해두면 자리에 없을 때에도 중요한 일정을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

 

3) 일정을 정말 편하게 편집할 수 있습니다.

디지털이 갖는 장점입니다. 다이어리에 '볼펜'으로 일정을 잘못 표기하고 '아....'하는 경험 다들 있으실 것 같습니다. 구글 캘린더는 일정 박스를 위아래로 드래그해서 이동할 수 있으며 박스 크기를 줄이거나 늘려서 소요 시간을 편집할 수 있습니다. 일정의 편집이 굉장히 깔끔하고 자유롭습니다.

 

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2. 윈도우 알람

구글 캘린더로 하루의 일정을 정리하고 나면, 진짜 비장의 무기가 등장합니다. 바로 윈도우 기본프로그램 '알람'입니다.

구글 캘린더에서 다음 일정이 다가올 때 알림을 띄워주면, 일정에 주어진 시간만큼 알람을 세팅하는 방식으로 두 가지 프로그램을 사용합니다.

 

 

질 못지 않게 속도도 중요한 업무를 할 때, 최대의 집중력을 발휘하기 위해 사용합니다. 원리는 간단합니다. 화면에 시간이 줄어드는 모습을 적나라하게 나타내서 심리적 압박감을 주는 것입니다. 실제 저의 업무화면인데 왼쪽 디스플레이는 항상 이 세팅으로 유지하고 오른쪽 화면에서 작업을 합니다. 저는 오늘도 이 방법을 사용하면서 업무 속도가 개선됨을 느꼈습니다. 

이 알람 프로그램의 장점입니다.

 

1) 타이머 세팅이 너무나도 쉽다.

자주하는 일일수록 정말 간편해야합니다. 윈도우 알람은 작업 표시줄에 고정할 수 있어 매일 아침 그리고 일정이 바뀔 때마다 빠르게 실행 및 수정할 수 있습니다. 탁상 시계와 다르게, 키보드와 마우스로 제한 시간을 입력하는 행위의 편리함은 생각보다 큽니다.

 

 

2. 시간의 경과를 작업 화면에서 확인할 수 있다.

화면 모서리에 알람 프로그램을 띄워두고 작업하면 진한 파랑색 때문에 시간이 어느 정도 남았는지 보기 싫어도 보입니다. 그리고 설정해둔 시간을 다 쓰고나면 또 보기 싫어도 볼 수 밖에 없는 크기로 팝업을 띄워줍니다.

 

 

 

 

 

성공한 사람들이 공통적으로 갖는 능력은 실행력이라고 합니다. 그리고 이 실행력을 위해서는 메타인지를 통해 스스로가 가진 약점을 인지하고 이를 극복할 수 밖에 없는 환경을 세팅해야 합니다. 저는 은근히 퇴근이 빨리 오는 것 같아서 시간을 밀도있게 보낼 수 밖에 없도록 구글 캘린더와 알람 프로그램을 통해서 환경을 만들었습니다. 성공하는 사람들처럼 생활하면 성공에 가까워질 수 있습니다. 그들처럼 시간을 금같이 쓰다보면 진짜 금을 얻게 되지 않을까요?ㅋㅋㅋ
이 업무툴 모르면 손해의 첫번째 치트키, 시간관리 프로그램이었습니다.

 

감사합니다.